¿Que es la Contabilidad Financiera?

Este es el primero de una serie de artículos para comprender lo que es la contabilidad financiera en una compañía. Es un tema bastante complejo. Así que es mejor digerirlo poco a poco. ​​​​​​​

Todos la odiamos y hace que nos duela la cabeza. Lo primero que hacemos es llamar a un contador porque no tenemos idea de lo que estamos haciendo. Pero la contabilidad es muy importante para tener una buena Administración Financiera. Si bien, como dueño o director de una empresa, no tienes que llevarla tu mismo por lo menos tienes que saber leerla e interpretarla. 

Definición de Contabilidad Financiera

Pero, ¿Que es realmente la contabilidad financiera? ¿Es tan complicada? Para ponernos técnicos, esta es la definición de contabilidad:

Contabilidad

Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.

Ok, la saqué de Google. Pero en este post voy a explicar el sistema del que habla esta definición.

Para entender algo bien siempre hay que estudiarlo desde sus bases. Después las cosas se van haciendo más y más complejas. Pero normalmente las bases son relativamente sencillas. Para comprender las bases de una ciencia o sistema siempre es bueno preguntarse algunas cosas. ¿por qué lo estudiamos?, ¿en qué momento nos dimos cuenta de que era necesario?, ¿a quien se le ocurrió empezarlo a estudiar?

Pues la contabilidad financiera, como la conocemos hoy en día, se la debemos al monje franciscano Luca Pacioli. Pacioli, para que te ubiques en el tiempo, fue contemporáneo de Leonardo Da Vinci. Fue incluso su maestro. Pacioli, era un profesor y matemático brillante. El resumió los conocimientos matemáticos de la época en su obra Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita en el año1494. Este libro de matemáticas incluía una parte dedicada a las aplicaciones mercantiles de la aritmética, titulada De computis et scripturis. Hasta el día de hoy, más de 500 años después, el sistema de contabilidad no ha cambiado. Solamente hemos utilizado herramientas más eficientes pero el sistema es el mismo.

En realidad, Pacioli no inventó la contabilidad. Simplemente resumió y documentó el sistema que utilizaban los mercaderes de Venecia para llevar un control en sus negocios. Habla en el libro incluso de cosas como que se deben numerar las hojas para evitar que alguien las pudiera arrancar y utilizar sellos para evitar falsificaciones. Al parecer desde ese entonces ya existían las dagas en las empresas.

Hay que recordar que en 1494 el uso del sistema decimal era muy reciente. Hasta hace poco mucha gente continuaba utilizando los números romanos para llevar sus cuentas y cálculos. Si te quejas de que la contabilidad es difícil, me encantaría que intentes sumar o restar con números romanos. Eso si es sufrimiento 

Como el sistema decimal arábigo era relativamente nuevo, en la parte de aritmética de su compendio, Pacioli explicaba las matemáticas necesarias para llevar a cabo un sistema eficiente de contabilidad. Son solamente sumas y restas. Tal vez multiplicaciones y divisiones para sacar porcentajes y hacer comparativos. En ese entonces la gente no estaba familiarizada con eso. Así que ya llevas una ventaja. Si sabes sumar y restar, puedes entender la contabilidad.

Teoría de la Partida Doble

La teoría de la partida doble es el corazón de la contabilidad financiera. Voy a comenzar explicándolo de una forma muy simple e ir avanzando hacia lo más complicado. Para entender esta teoría hay que pensar en una empresa como un contenedor. En este contenedor se meten diferentes tipos de cosas que tienen un valor que puede contarse en dinero pero el contenedor no es dueño de nada, simplemente lo guarda. Todas las cosas que se meten en el contenedor les llamamos Activos. Y, al estar dentro del contenedor, el contenedor los controla.

Los contenedores (empresas) no se controlan solos. Tienen un dueño o varios (Socios Accionistas). Estas personas se juntan, van con un abogado y crean un Acta Constitutiva (Contenedor). Una vez que hicieron esto cada uno aporta alguna cosas al contenedor. Puede ser dinero o alguna otra cosa que sirva para alcanzar sus objetivos como un coche, máquina o lo que sea. Como ya dijimos todas las cosas que están adentro del contenedor les llamamos Activos y deben tener un valor que pueda ser representado en dinero. A las cosas (Activos) que son aportadas por los dueños del contenedor (Empresa) les llamamos Capital. 

Es muy normal que los dueños del contenedor pidan prestado. Esto no necesariamente tiene que ser pedir dinero al banco. Puede ser pedirle a un proveedor de tela la mercancía durante un mes o dos para poder hacer ropa y venderla. Una vez que la vendes y tienes dinero le pagas a tu proveedor. El mes o dos que la tela (Activo) esta dentro del contenedor decimos que es un Pasivo. Los pasivos son las cosas que tiene la empresa que pertenecen a terceras personas y que se acordó que la empresa las usara por un tiempo. Obviamente estas personas esperan ganar dinero por prestarlas.

Esta es la esencia más simple de la partida doble. No te preocupes en un momento se complica mucho más. Con esta información podemos hacer la ecuación contable más básica que nos dice que el Activo (cosas dentro del contenedor) es igual al Pasivo (cosas dentro del contenedor que personas que no son dueños prestaron a cambio de una ganancia) más Capital (cosas dentro del contenedor aportadas por los dueños). Hay que recordar que todo a fin de cuentas se le da un valor en dinero.

Activo = Pasivo + Capital

La teoría de la partida doble nos dice que cualquier transacción que ocurra en una empresa (cualquier cosa que le pase a algo dentro del contenedor) afecta al Activo de la empresa y o a los dueños o a las terceras personas que le prestan. Un ejemplo simple es pagar una deuda de 100 pesos. Vas a restar 100 pesos al Activo y restas 100 pesos al Pasivo. La ecuación sigue balanceada.  Así de simple es realmente. Y así ha sido desde los tiempos de los mercaderes de Venecia. Si en cualquier momento te empiezas a confundir. Vuelve a leer esta pequeña parte. 

Liquidez en los Activos

Como ya dijimos los Activos son cualquier cosa dentro del contenedor que se le pueda dar un uso y que se le pueda asignar un valor en dinero. El dinero mismo es el más fácil de entender y el que tiene un valor más exacto ($100 pesos son $100 pesos, duh) pero cualquier cosa, terreno, casa, coche, materiales, lingotes de oro, joyas, sillas, computadoras et cetera es un activo.

Todos los activos tienen que tener un valor y esto representa uno de los problemas en la contabilidad. Yo puedo decir que mi casa vale 10 millones pero no encontrar quien me la compre. Explicaré más a detalle esto en otro post pero por ahora es importante entender lo que significa liquidez. La liquidez es la cercanía de un Activo a convertirse en dinero en efectivo. Es más líquido lo que es más fácil de convertir en dinero. ¿Qué crees que es más líquido un lingote de oro o una casa? Un lingote de oro es más líquido por que hay un mercado en donde puede venderse fácil a un precio que ya esta establecido (aunque varía en el tiempo). Una casa es muy difícil de vender, tienes que pagar una gran comisión, te pueden regatear et cetera.

Los Elementos de los Estados Financieros y sus Cuentas

Las transacciones de un negocio pueden clasificarse de forma general dentro de los elementos de los Estados Financieros: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos. 

• Activos son los recursos económicos de una compañía.
• Pasivos son la parte de los recursos económicos de una empresa que fueron prestados por terceros (Acreedores)
• Capital es lo que queda de recursos una vez que se pagó a los acreedores
• Ingresos son entradas a la compañía de recursos económicos
• Gastos son salidas de recursos económicos de la compañía o incrementos en pasivos.

Cada uno de estos elementos se subdivide en cuentas específicas que nos dicen exactamente el tipo de Activo, Pasivo, Capital, Ingreso ó Gasto que se está aumentando o disminuyendo. Estas cuentas se utilizan para crear los Estados Financieros que son el resultado final de la contabilidad financiera y sirven para analizar el estado financiero de una compañía.

No existe un set de cuentas estandarizadas para los negocios. Cada negocio puede tener cuentas diferentes según su naturaleza. Un restaurante y un banco van a tener cuentas muy diferentes porque la naturaleza de sus operaciones es muy distinta. Pero existen muchas cuentas que son comunes a la mayoría de los negocios.

Cuentas de Activos

• Efectivo y equivalentes de efectivo
• Cuentas por cobrar
• Inventarios
• Propiedades, planta y equipo
• Activos intangibles (marcas registradas, derechos de autor, licencias etc.)
• Impuestos diferidos

Cuentas de Pasivos

• Cuentas por pagar
• Prestamos bancarios
• Impuestos acumulados
• Reservas contables
• Ingreso no devengado
• Prestamos bancarios
• Bonos 

Cuentas de Capital

• Capital suscrito
• Capital adicional suscrito
• Utilidades retenidas
• Otros ingresos

Cuentas de Ingresos

• Ventas
• Ganancias (e.g. aumento en el valor de un terreno)
• Ingreso por inversiones (e.g. intereses y dividendos)

Cuentas de Gasto

• Costo de los bienes vendidos (costos directos)
• Gasto administrativo
• Gasto de ventas
• Depreciaciones y amortizaciones
• Gastos financieros (e.g. intereses sobre deuda)
• Impuestos
• Perdidas (e.g. disminución del valor de un terreno)

Expandiendo la Ecuación Contable

Habiendo entendido lo simple que es en realidad la teoría de la partida doble, podemos expandir la ecuación inicial. Aquí la analogía del contenedor se queda corta porque las empresas tienen ingresos de dinero por ventas y gastos para generar estas ventas. Podríamos hablar de un contenedor mágico pero creo que es mejor ya pasar a pensar en una empresa como tal. Siempre recuerda que el lado izquierdo de la ecuación es un contenedor. Lo que hay ahí le pertenece o a los dueños o a terceros.

El lado izquierdo de la ecuación sigue igual. Todo lo que tiene la empresa bajo su control son los Activos. El Pasivo también sigue igual, todo lo que la empresa controla que le pertenece a terceras personas. El Capital, lo que pertenece a los dueños, es el que se hace un poco más complejo. Pensemos en el principio de la empresa. El momento en que se creó. Dos personas se asocian. Una aporta un coche que vale $50 mil pesos y la otra aporta $50 mil pesos en efectivo. A esto le llamamos Capital Contribuido. En este ejemplo el Capital Contribuido sería de $100 mil pesos. En este momento los Activos son $100 mil, el Pasivo es $0 y el Capital $100 mil.

Ahora sin entrar en mucho detalle de como lo hacen pensemos que estas personas ganan $10 mil pesos de utilidad en el año y lo dejan en la empresa para seguir trabajando. El próximo año la empresa tendría un Activos de $110 mil, un Pasivo de $0 y un Capital de $110 mil. Así que el Capital es igual al Capital Contribuido más las ganancias ó Utilidades Retenidas de la empresa. Vamos viendo como se ha expandido la ecuación.

Activo = Pasivo + Capital Contribuido + Utilidades Retenidas

Solamente falta un detalle. Las Utilidades, ¿Como se generan ganancias en una empresa? Aunque en la práctica es la parte más difícil, en la teoría es bastante simple. Las utilidades son las ventas de la empresa en el año menos los gastos de la empresa en el año. Así que la ecuación se expande así:

 Activo = Pasivo + Capital Contribuido + Ventas – Gastos

Pensemos que el segundo año trabajan igual y logran tener las mismas Utilidades de $10 mil que tuvieron el primer año de operación. En ese año la empresa comenzó con $10 mil de Utilidades Retenidas. A esto le llamamos Utilidades Retenidas al Inicio del periodo, en este caso el periodo es un año pero podría ser un mes. Si le sumamos las Ventas del año y le restamos los Gastos del año nos queda que el siguiente año tienen un Activo de $120 mil, un Pasivo de $0 y un Capital de $120 mil que son $100 mil de Capital Contribuido, $10 mil de Utilidades Retenidas al Inicio del Periodo más la diferencia de las Ventas y los Gastos del año que dieron una Utilidad de $10 mil. Vamos viendo como se ve la ecuación.  

Activo = Pasivo + Capital Contribuido + Utilidades Retenidas al Inicio del periodo + Ventas – Gastos

Entonces en el tercer año siguen trabajando y, como han trabajado muy duro, tienen una ganancia al final del año de $20 mil. Pero esta vez hablan entre ellos y se dan cuenta de que tienen que ganar dinero ellos como personas también. Así que deciden tomar la mitad de las utilidades y dividírselas entre los dos. A la parte de las utilidades que se reparten los dueños se le llama Dividendos.

Así que para el tercer año tienen Activos por $130 mil, Pasivo de $0, un Capital de $130 mil que lo forman: $100 mil contribuidos al inicio mas $20 mil de Utilidades Retenidas al inicio del periodo ($10 mil del primer año y $10 mil del segundo) más las Ventas del año menos los Gastos del año menos $10 mil pesos que, como los dueños de la empresa, se ganaron y decidieron dividirse al 50% (la proporción en que son dueños). Así que a cada uno le tocó $5 mil pesos. Vamos viendo como se ha expandido la ecuación.

Activo = Pasivo + Capital Contribuido + Utilidades Retenidas al Inicio del periodo + Ventas – Gastos – Dividendos

Conclusión

Esto es solamente el principio de lo que es la contabilidad financiera. En los siguientes artículos vamos a adentrarnos más en otros temas. Por ejemplo lo que son los Estados Financieros (El producto final de la contabilidad financiera), complicaciones con el flujo de efectivo, tipos de activos y su valuación y más.

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